Politica de tratamiento de datos

POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE CREDICORP CAPITAL

TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISMO.

Credicorp Capital velará porque los datos personales sean tratados de manera adecuada, ajustada a la ley y de conformidad con las siguientes finalidades:

Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post contractual en relación con cualquiera de los productos o servicios ofrecidos o requeridos, o respecto de cualquier negociación que se tenga o inicie con Credicorp Capital.
Prestar los servicios relacionados en su objeto social, tales como: servicios financieros sobre negocios de finanzas corporativas, intermediación de valores, gestión de activos, entre otros.
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de todo tipo de riesgo al que se encuentre expuesta Credicorp Capital, y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos.
Evaluar, sostener, mejorar y profundizar la relación contractual, incluyendo el envío de información sobre eventos, novedades, promociones, publicidad y programas de fidelización, haciendo uso de medios como: correo electrónico, correo postal, teléfono, celular, fax, SMS, MMS, Instant Messaging como Whatsapp, u otros, redes sociales y/o medios semejantes.
Proporcionar información de contacto y documentos necesarios a la fuerza comercial y/o red de distribución y mercadeo para llevar a cabo las funciones encomendadas por Credicorp Capital, realizar labores de prospección comercial relacionadas al objeto social de Credicorp Capital, o por encargo de Credicorp Capital.
Suministrar a las asociaciones gremiales (como ASOBOLSA, entre otras) la información estadística que se genere con el procesamiento de datos personales, necesaria para la realización de estudios y, en general, la administración de sistemas de información del sector correspondiente.
Transmitir la información recolectada a las empresas del Grupo Credicorp al que pertenece Credicorp Capital, quienes realizarán tratamiento de sus datos personales para fines de administración, supervisión y conservación, así como para fines estadísticos, históricos o similares, como parte de la estructura corporativa del grupo económico a la que LAS COMPAÑÍAS están sujetas y mediante encargo.
Crear bases de datos para los fines descritos en la presente política

Tanto Credicorp Capital como quienes en el futuro ostenten la calidad de acreedores de las obligaciones por contraídas por sus clientes, podrán consultar, solicitar y/o verificar el comportamiento comercial, crediticio, financiero y de servicios en los operadores de información (entendidos estos como los operadores de que trata la Ley 1266 de 2008 y demás normas que la complementen, modifiquen, adicionen o sustituyan) o cualquier otra persona, entidad u organización que maneje o administre bases de datos con los fines legalmente definidos para este tipo de entidades.
Reportar datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones financieras del Titular del dato a centrales de información crediticia como CIFIN, DATACRÉDITO o quienes hagan sus veces.
Suministrar los datos personales con el fin de perfeccionar operaciones de compensación y liquidación o cualquier otra operación que se considere necesaria y en las que Credicorp Capital deba interactuar con otros actores del Mercado de Valores, tales como Depósito Central de Valores, Bolsa de Valores de Colombia, Cámaras de Riesgo Central de Contraparte, DECEVAL, etc.
Enviar a los clientes los documentos correspondientes, ya sea extractos, rendimientos de cuentas, papeles de bolsa u otra información relacionada con el manejo de las inversiones y/o negocios fiduciarios de acuerdo con la ejecución de contratos suscritos, o cualquier información que considere pertinente, por correo electrónico a la cuenta registrada en el formulario de vinculación o a la dirección de notificación registrada en el referido formulario la que indique por comunicación escrita.
Grabar en cintas magnetofónicas, o en cualquier otro medio de almacenamiento de información, las conversaciones telefónicas de la negociación, acuerdo y ejecución de operaciones realizadas por sus clientes o las personas que actúan en su nombre y los funcionarios o empleados de Credicorp Capital, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2555 de 2010 de la Superintendencia Financiera de Colombia. Se entiende que la información obtenida es de carácter reservado, pudiendo ser utilizada por Credicorp Capital, en fines probatorios, absteniéndose de realizar divulgaciones ilícitas o fraudulentas de la misma o darle a conocer a terceros con fines diferentes a los previstos sin previo y expreso consentimiento del Titular o de los autorizados u ordenantes debidamente autorizados.
Solo en caso el Titular lo autorice, dar a conocer, transferir los datos personales y compartirlos con las empresas del Grupo Credicorp, ubicadas dentro o fuera del territoriode la República de Colombia, así como a Terceros, para realizar actividades de prospección comercial y promoción y ofrecimiento de productos y servicio y, en general, labores relacionadas al objeto social de dichas empresas. En caso el Titular no manifieste su conformidad u omita elegir una opción en los formularios de vinculación o de actualización, se entenderá que ha denegado la autorización.

Credicorp Capital también podrá para el desarrollo de las actividades y funciones propias del negocio:

Conocer la información del titular del dato que se registren en centrales de información crediticia como CIFIN, DATACRÉDITO o quienes hagan sus veces.
Acceder y consultar la información del titular del dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública (como entre otros, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, la DIAN, la Fiscalía, Registraduría Nacional del Estado Civil, los Juzgados, tribunales y altas Cortes) ya sea nacional o extranjera.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y en la medida que se cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización correspondiente.

Todo Responsable y Encargado involucrado en el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir los datos personales a través del correo electrónico servicioalcliente@credicorpcapital.com o la línea gratuita nacional 018000-126- 660 (para clientes y proveedores) y servicioalcliente@credicorpcapital.com o a través de la línea 3394400 ext. 1844 (para empleados). Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a Credicorp Capital salvo cuando, de acuerdo con la Ley, el tratamiento de los datos que se está realizando no lo requiera.
Ser informado por Credicorp Capital, previa solicitud efectuada a través de los canales arriba mencionados, respecto del uso que ésta les ha dado a sus datos personales.
Dar trámite a las quejas por infracciones a la ley que regula el tratamiento de datos personales, sus decretos reglamentarios y la presente política.
Que se acepte la revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de Credicorp Capital se ha incurrido en conductas contrarias a la ley que regula el tratamiento de datos personales o la Constitución;
Acceder en forma gratuita, a través de los canales arriba mencionados a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento y se encuentren en las bases de datos de la compañía.

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Credicorp Capital.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación oapoderamiento.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos, conforme a la ley.
Los causahabientes quienes deberán acreditar el parentesco adjuntando documento que soporte dicho parentesco y copia de su documento de identidad.

DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y CUANDO EL TRATAMIENTO SE REALICE A TRAVÉS DE UN ENCARGADO.

Se define como RESPONSABLE a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Son sus deberes:

Garantizar a través de los canales establecidos, para los Titulares de datos, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular de datos personales.
Informar acerca de la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Esta comunicación se hará a través de la autorización que suscriba el cliente o el Aviso de Privacidad de Datos.
Atender las solicitudes del titular sobre el uso dado a sus datos personales y dar trámite a las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
Dar trámite a las solicitudes de actualización, rectificación de datos personales cuando sea procedente.
Contar con las medidas de seguridad para impedir la adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado de datos personales, los cuales deben quedar de manifiesto en los manuales y demás documentos internos.
Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política.
Garantizar que la información suministrada al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se hayan vulnerado los mecanismos de seguridad y existan riesgos en la administración de los datos personales de los titulares.
Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular una vez presentado el reclamo y mientras su resolución se encuentre en trámite.

Cuando se realiza el tratamiento a través de un ENCARGADO, son deberes de Credicorp Capital:

Suministrar al encargado del tratamiento sólo los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Cuando se trate de transmisiones nacionales e internacionales se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales que contengan lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

AUTORIZACIÓN

Credicorp Capital deberá obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Para lo cual, se dejará expresa constancia de ello, según sea el caso de clientes, proveedores o terceros.

Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

Consultas

Los Titulares de la información podrán realizar las consultas de las siguientes formas:

Solicitudes presentadas a través de documento escrito o vía correo electrónico, serán tramitadas y las respuestas sólo serán remitidas a la dirección electrónica autorizada por el cliente.
Solicitudes presentadas telefónicamente a Servicio al Cliente serán tramitadas, luego del resultado positivo en la validación de identidad a través de un cuestionario.
Para el caso de causahabientes, se solicitará carta autenticada en la que los beneficiarios de ley den autorización a la persona a realizar consultas sobre los productos de un cliente fallecido, copia de la cédula del autorizado a solicitar información, copia del acta de defunción, documento que soporte el parentesco, en caso se trate de hijos o esposas. Finalmente, la información se remite a la dirección autorizada en la carta.

Una vez que Credicorp Capital reciba la solicitud de información por cualquiera de los medios anteriormente señalados, procederá a revisar la información individual que corresponda al nombre del Titular y en caso exista algún aspecto que deba ser aclarado antes de dar respuesta a la consulta, esta situación se informará dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare.

Si no existen aspectos que deban ser aclarados y que impidan proporcionar respuesta a la consulta, se procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.

En el evento que Credicorp Capital necesite de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

Reclamos

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por Credicorp Capital debe ser sujeta de corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento de la entidad o de alguno de sus encargados, podrán presentar un reclamo en los siguientes términos:

El reclamo se formulará con la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (05) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que Credicorp Capital no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Interesado. Credicorp Capital utilizará la dirección electrónica servicioalcliente@credicorpcapital.com para estos efectos de tal manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondiente. Si no se conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles.
El término máximo para responder el reclamo es de quince (15) días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

El Decreto 1074 de 2015 establece lo siguiente:

El artículo 2.2.2.25.3.1 de la citada norma establece que: “Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el Tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas”

El numeral 4 del citado artículo ordena que en las políticas se debe incluir, por lo menos, esta información: “Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos.

El artículo 2.2.2.25.4.4 ordena a todo Responsable o Encargado “designar una persona o área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el presente Decreto”.

El artículo 2.2.2.25.6.2 establece lo siguiente: “las políticas deberán garantizar: 1. La existencia de una estructura administrativa proporcional a la estructura y tamaño empresarial del responsable para la adopción e implementación de políticas consistentes con la Ley 1581 de 2012 y este Decreto”

Por lo anterior, en Credicorp Capital el/la Oficial de Privacidad, cargo ejercido por el Oficial de Cumplimiento de la empresa, quien será responsable de velar por el cumplimiento de estasdisposiciones. Quien a su vez tendrá una comunicación directa con los responsables de las áreas identificadas a lo largo del presente instructivo: Dirección Jurídica, Mercadeo, Seguridad de la Información, Área de Gestión de Clientes, Gerencia de Operaciones, y cualquier otra área requerida con el fin de garantizar que todos los aspectos señalados queden debidamente atendidos y que los deberes que estipula la ley se cumplan.